MERGEFIELD的MS Word MAILMERGE自動編號

Question

我剛學習如何在MS Word中使用MAILMERGE。我想列出我MERGEFIELD使用的字母序列和我的代碼是這樣的：

{ SEQ list \* alphabetic }. { MERGEFIELD item1 } 
{ SEQ list \* alphabetic }. { MERGEFIELD item2 } 
{ SEQ list \* alphabetic }. { MERGEFIELD item3 } 
{ SEQ list \* alphabetic }. { MERGEFIELD item4 } 
{ SEQ list \* alphabetic }. { MERGEFIELD item5 } 

而且從上面的代碼的結果是：

a. duck 
b. dog 
c. bird 
d. cat 
e. pig 

我有問題，當一個或多個MERGEFIELD值爲空。例如，如果 {MERGEFIELD項目3}是空的，它會產生列表如下：

a. duck 
b. dog 
c. 
d. cat 
e. pig 

我想是這樣的：

a. duck 
b. dog 
c. car 
d. pig 

Answer 1

如果是的Windows Word 2003或更高版本（或者可能是Word XP，我忘記了），最簡單的方法可能是使用以下嵌套字段代碼並依靠Word來「抑制空行」（這是其默認設置）

{ MERGEFIELD item1 \b "{ SEQ { IF { MERGEFIELD item1 } = "" nolist list } \*alphabetic }. " } 
{ MERGEFIELD item2 \b "{ SEQ { IF { MERGEFIELD item2 } = "" nolist list } \*alphabetic }. " } 
{ MERGEFIELD item3 \b "{ SEQ { IF { MERGEFIELD item3 } = "" nolist list } \*alphabetic }. " } 
{ MERGEFIELD item4 \b "{ SEQ { IF { MERGEFIELD item4 } = "" nolist list } \*alphabetic }. " } 
{ MERGEFIELD item5 \b "{ SEQ { IF { MERGEFIELD item5 } = "" nolist list } \*alphabetic }. " } 

（所有{}都必須是可以使用Ctrl-F9在Windows Word中插入的特殊字段代碼大括號對。另外，當您預覽時，空行仍然會出現，開頭爲「..」，但實際執行合併時，它們應該消失。）

如果您使用的是Windows Word XP/2000或更早版本或任何版本的Mac Word，不支持\ b標誌。因此，您必須使用IF字段來爲空白/非空白案例生成結果。問題在於IF字段內部的SE字段通常會被評估，無論結果文本是否被輸出，所以您最終會在序列中出現空白。即使試圖讓Word使用兩個不同的序列（上面的「列表」和「nolist」）也不會如你所願。然而，還有另一種方法，你可以嘗試（它應該與所有版本的Word工作）：

{ IF { MERGEFIELD item1 } <> "" "{ SET list { =list+1 } }{ list \*alphabetic }. { MERGEFIELD item1 } 
" }{ IF { MERGEFIELD item2 } <> "" "{ SET list { =list+1 } }{ list \*alphabetic }. { MERGEFIELD item2 } 
" }{ IF { MERGEFIELD item3 } <> "" "{ SET list { =list+1 } }{ list \*alphabetic }. { MERGEFIELD item3 } 
" }{ IF { MERGEFIELD item4 } <> "" "{ SET list { =list+1 } }{ list \*alphabetic }. { MERGEFIELD item4 } 
" }{ IF { MERGEFIELD item5 } <> "" "{ SET list { =list+1 } }{ list \*alphabetic }. { MERGEFIELD item5 } 
" } 

請注意，在這種情況下，我們不能依靠Word來抑制從空IF域結果產生的空行，所以相反，當MERGEFIELD結果不爲空時，我們在IF字段插入的文本末尾放置一個段落標記。

兩種方法都應該延長到儘可能多的項目，你需要，但要知道，由*字母生產的「字母序列」是不是

一個 b 。 。 z aa ab 。 。 az ba bb 。 。 BZ

正如您所料，但

一個 b 。 。 z aa bb 。 。 zz aaa bbb 。 。 zzz

。

如果你真的想要第一個更熟悉的序列，你需要做更多的事情。 （我之前做過這個，但可能會重新研究它）。

但是，如果您想更容易地擴展項目數，如果這些字段繼續被編號爲item6，item7等，您可以修改字段編碼，以便您所需要做的就是粘貼到您需要的份數。對於使用序列編碼，可以使用

{ MERGEFIELD "item{ SEQ i }" \b "{ SEQ { IF MERGEFIELD "item{ SEQ i \c }" } = "" nolist list } \*alphabetic }. " } 

對於使用SET編碼，可以使用

{ IF { MERGEFIELD "item{ SEQ i}" } <> "" "{ SET list { =list+1 } }{ list \*alphabetic }. { MERGEFIELD "item{ SEQ i \c }" } 
" }