聽起來好像您正在嘗試合併元數據可以分配給文檔的兩種不同方式:列和文件夾。
在傳統的文件系統,你不能的信息額外列添加到文檔中,因此組織任何你需要創建分層文件夾結構,其中每個文件夾代表一個有關文檔片的元數據。 SharePoint庫將您從文件夾模型中解放出來,以便您可以直接爲文檔添加元數據,然後根據需要創建不同的視圖來切片和切片並過濾文檔。
他們是非常不同的組織方案,所以你應該確保你確實需要在SharePoint老式的文件夾結構,你再往前走了。
如果你絕對必須的SharePoint文件夾位置匹配的字段值,你有一些選項,你可能能夠利用。
在每個文件夾基礎
該技術將自動將基於它在庫中上傳文檔的正確列元,如果用戶使用資源管理器視圖是有用的設置缺省列值,或者他們習慣於使用文件夾並且不喜歡填寫元數據。
- 手動在圖書館
- 在該列表中設置的根級別添加的所有文件夾的列值,單擊「列默認值設置」
- 對於每個文件夾,設置列值默認爲與文件夾名稱對應的值。從列表視圖
文件夾
顯示或隱藏文件夾被認爲是在列表中,這就是爲什麼他們在列表視圖中顯示的項目。在視圖的設置中,有一個名爲「文件夾」的部分。您可以告訴它顯示文件夾內的所有項目(默認設置)或顯示沒有文件夾的所有項目。
假設元數據和文件夾已同步,請考慮創建一個視圖,按列值進行分組,並顯示沒有文件夾的所有項目,否則創建一個不按列值分組但顯示文件夾的視圖。
使用內容管理器功能自動文檔移動到正確的文件夾
內容管理器功能創建您的網站上「下車庫」。然後,您可以創建放置庫的規則(在站點設置中),以確定文檔應該路由的位置。
這樣做的一大優勢是人們可以將文檔上傳到下拉庫並填入元數據,然後規則可以根據元數據填入正確的庫和正確的文件夾。
有一個選項可以自動捕獲來自特定庫的文檔上傳並將它們發送到Drop Off Library進行路由,因此用戶不一定需要自己導航到Drop Off Library。
考慮使用文檔設置
文檔集是可以分配給他們的元數據,並提出了額外的功能,擺比如在集中級聯列值下的所有文件的能力,文件夾。
雖然他們不是萬能的,他們有他們的怪癖。例如,如果您開始嘗試將文件夾嵌套到文檔集下面,您會看到奇怪的行爲。