SharePoint文檔庫多值字段所需的列建議

Question

我創建了一個基本的OOTB文檔庫來存儲Word和PDF文件。我的任務是創建幾列以存儲關於上傳文檔的一些基本元數據，例如：AuthorFirstName，AuthorLastName和列出文檔中討論的「主題」的列。

雖然我通常熟悉大多數文檔庫設置和創建列，但我正在尋找哪些列數據類型最適合「主題」的信息。在大多數情況下，一個上傳的文件將有1-4個主題。

我寧願數據類型不是single line of text數據類型，因爲我寧願不要求用戶使用分隔符（如逗號或分號）分隔不同的值（主題）。我想爲用戶提供在SharePoint視圖中排序或篩選的選項。

Choice數據類型似乎也有一些限制。 雖然Choice字段似乎支持填充值，但當某個選項未預先填充時，它們似乎只允許填充1個。我希望用戶能夠使用類似重複表格的界面添加主題，然後單擊「添加」按鈕並重復，等等。

Answer 1

我認爲在您的方案中，最佳方法是使用託管元數據功能（http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-help/introduction-to-managed-metadata-HA102832521.aspx）。它允許您排序/篩選庫項目，允許用戶將新項目添加到元數據存儲區等。

Answer 2

對查找字段使用自定義List值得考慮。主要優點是您的數據選擇與主列表分開存儲，並且更易於跟蹤和管理。缺點是你不能輕易讓用戶添加你想要的填充選項。您必須從庫或上載表單鏈接到選項列表，在這裏他們將輸入一個新選項，並將其標記在文檔上。

託管元數據當然也是一種選擇，但它需要更多的開銷和排序/過濾，這是有點棘手。使用查閱列很簡單，但它不能滿足您的所有需求。