我應該使用SharePoint子站點還是元數據？

Question

我們開始使用SharePoint 2013來管理我們部門的流程文檔，並且我有一些關於網站結構最佳實踐的問題。我有點驚訝我無法通過網絡搜索找到答案，因爲這似乎是每個新SharePoint用戶必須處理的基本問題。

從文件共享環境移動，我努力擺脫這種心態的，我知道的SharePoint在文件共享的諸多好處。我也明白爲什麼在SharePoint中創建文件夾會強制對文件進行任意分割，而使用元數據的一大組文檔可以讓您根據不同的需要對文件進行過濾和分組。

什麼是困惑我的是，我也看了，它的最好是有太多的子網站不是不夠。好像子網站可以很容易地變成僞文件夾，我不確定那條線是在哪裏交叉的。

下面是一個例子。

我們有一個致力於我們部門的SharePoint網站。我們創建了一個專門用於將數據加載到我們的業務系統中的應用程序的子站點。它主要掌握有關應用程序的技術文檔。這個應用程序支持許多不同的數據源，每個數據源都有自己的加載用戶指令，它自己的日程安排（日曆），聯繫人列表，支持文件等。沒有任何理由將它們分開來限制訪問。但是，將它們全部放在同一子站點似乎並沒有太大的價值，因爲從事某項工作的人員只想查看該數據源的文檔和支持文件。我無法預見有人希望查看跨所有數據源的支持文件，但我可以看到有人希望查看所有數據源組合的時間表。

我的問題是，我應該爲每個數據源的應用下單獨的子網站或做我只是存儲在應用子網站的一切，並通過數據源使用元數據和視圖組的東西呢？將特定數據源的所有項目放入其自己的子站點似乎比管理和呈現要簡單得多，而不必爲每個新文件指定元數據並創建大量視圖。但是，我不能動搖我仍在使用文件共享思維的感覺。或者，我可能只是缺少一些SharePoint的基本概念。

任何意見或鏈接到這個話題良好的討論將不勝感激。謝謝。

Answer 1

我會建議你使用元數據和觀點在一個倉庫/網站的數據分開。

我的理由如下：

1. 在SharePoint中，建議使用元數據不是「邪惡」 文件夾（或子網站你的情況）。請記住，維護 多個子網站需要長期的大量管理努力，例如， 例如，某些網站將被繼承，而其他網站則會獲得其他唯一的 權限。

2. 隨着時間的推移，人們旋轉，它變得模糊 的是，當數據被儲存並在新的數據應該去， 尤其是大體積的子網站。

3. 由於您的案例不涉及機密問題，因此將數據集中並向相關領域工作人員開放，增加了共享和協作現象。相反，使用子網站增加了數據孤島的可能性。

4. 人都懶惰:)。以我爲例，我不想記住所有這些xyz網址，我想去一個地方，並能夠獲取我需要的一切。